Käyttäjätunnistus
Yhdistetty tavoitettavuuspalvelu
Päätelaitetuki
Soittajan näytettävän puhelinnumeron muuttaminen
Multi-Operaattori / SIP-yhdistettävyys
Puheluiden käsittely
Raportointitiedon keruu
Hakemisto
Henkilökohtainen työaikataulutus
Puheluhistoria
Käyttäjätunnistus
Yksilöllinen käyttäjätieto, jonka sisältö on vähintään nimi, sähköpostiosoite ja optiona yksi julkinen puhelinnumero (mobiili tai kiiinteä).
Käyttäjän tunnistautuminen:
BeneVoice-tuotteita voidaan käyttää useilla eri käyttöliittymillä, joissa kaikissa toimii sama käyttäjän tunnistautuminen. Käyttäjä voi muuttaa ja resetoida käyttäjätilin salasanan eri käyttöliittymissä.
BeneVoice mahdollistaa myös tunnistautumisen asiakkaan omasta Active directory (AD)- tai Azure Active directory -palvelusta. Asiakkaan tiloissa oleva AD:n käyttäminen edellyttää luotetun verkkoyhteyden perustamisen BeneCloudin ja asiakkaan AD:n välillä, tähän käytetään joko VPN-tunnelia tai MPLS-verkkoa. Azure AD- yhteys edellyttää Benemenin autentikaationsovelluksen asentamista Azuren hallintaportaaliin.
Yhdistetty tavoitettavuuspalvelu
BeneVoice-tuote sisältää tavoitettavuuspalvelun, joka hallinnoi ja seuraa käyttäjien sekä puheluiden tiloja. Tavoitettavuustilat ovat nähtävissä mm. kontaktihakemistossa muille järjestelmän käyttäjille. Käyttäjätason tavoitettavuuspalvelu koostuu kahdesta osasta:
Henkilökohtainen tavoitettavuus, esim. onko palvelun käyttäjä töissä vai lomalla. Käyttäjä hallitsee tavoitettavuustilaansa henkilökohtaisilla profiileilla kuten "Vapaa", "Älä häiritse", "Kokouksessa", "Lounaalla". Tavoitettavuusprofiilit voidaan muokata yrityskohtaisesti tarpeen mukaan. Tavoitettavuustiloihin voidaan kytkeä lisäpalveluita esim. tiedotteita ja/tai haluttu puhelunohjaus esim. vastaajaan ja toiseen numeroon.
Puhelutila, esim. puhuuko käyttäjä tällä hetkellä mobiili- tai ohjelmistopuhelimessa.
Päätelaitetuki
BeneVoice tukee yhdelle loppukäyttäjälle jopa viittä henkilökohtaista päätelaitetta.
Mobiilipuhelin joko Benemenin tai jonkun muun operaattorin liittymällä
BeneVoice for Browser -sovelluspuhelin
BeneVoice for Windows -sovelluspuhelin
MS Teams -puhelin
Muu IP-päätelaite, esim. pöytäpuhelin
Muu numero (mikä hyvänsä operaattorin tarjoaman liittymä/numero)
Käyttäjät voivat vaihtaa puheluntarjontamallia seuraavasti:
Yksitellen
Yhtäaikaisesti
Valittaessa Yksitellen, puhelut hälyttävät ensin päätelaitteessa 1 ja sitten päätelaitteessa 2, jne. jos määritellään enemmän kuin kaksi päätelaitetta. Käyttäjä voi vaihtaa käytettävissä olevien päätelaitteiden hälytysjärjestystä.
Soittajan näytettävän puhelinnumeron muuttaminen
Käyttäjä voi vaihtaa puhelun vastaanottajalle näytettävää numeroa tarpeen mukaan käyttäjälle aktivoitujen suorien ja palvelusarjanumeroiden välillä. Pääkäyttäjät määrittelevät, mitä numeroita käyttäjä voi valita.
Multi-Operaattori / SIP-yhdistettävyys
BeneVoice-pilvipalvelu on yhdistetty useisiin sekä mobiili- että kiinteisiin operaattoriverkkoihin. Benemen- mobiililiittymiä on saatavilla tällä hetkellä Suomessa, Ruotsissa ja Tanskassa. Lankaliittymiä/puhelinnumeroita on saatavilla lähes kaikkialla maailmassa.
Järjestelmä mahdollistaa asiakasyrityksen kattavan puhelinpalvelun SIP-yhteyksien avulla. Esimerkiksi, jos yritys on uusinut puhelinvaihteen (PBX) tietyssä maassa, voidaan kyseinen järjestelmä yhdistää SIP-yhteydellä BeneVoice-puhelupalveluihin. SIP-yhteyksien perustaminen ja ylläpito edellyttää erillisopimuksen ja projektin.
Puheluiden käsittely
BeneVoice-palveluissa on olemassa kolme erilaista puhelutyyppiä:
Suora puhelu, joka on luokiteltu henkilökohtaiseksi, yleensä suora puhelu käyttäjän omaan mobiilinumeroon tai ulossoitto henkilökohtaisesta liittymästä.
Suora puhelu, joka on luokiteltu työpuheluksi. Käytttäjälle voi olla erillinen työnumero, jota käytetään suoriin puheluihin. Tarvittaessa myös mobiilinumero voidaan kytketä työmoodiin.
Palvelusarjapuhelut.
Riippuen käyttäjän tarpeista, henkilökohtainen ja työpuhelu voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavilla tavoilla:
Yksi numero ja yksi päätelaite (matkapuhelin, MS Teams tai IP-puhelin)
Yksi numero ja useita päätelaitteita (matkapuhelin, MS Teams tai IP-puhelin)
Kaksi numeroa ja useita päätelaitteita (matkapuhelin, MS Teams ja/tai IP-puhelin)
Puheluihin voidaan vastata myös millä tahansa ulkoisella numerolla.
Palvelusarjoihin on kytketty omat erilliset puhelinnumerot; henkilökohtaista tai työnumeroa ei voida käyttää palvelusarjan numerona.
Riippuen puhelutyypistä, puhelun yksityisyys ja käsittelytavat määritellään eri tavoilla. Oletusarvoisesti suoriin puheluihin liittyvät tiedot ovat vain käyttäjän tiedossa. Kaikki palvelusarjan kautta saapuneisiin puheluihin liittyvät tiedot ovat yrityksen hyödynnettävissä. Järjestelmässä on mahdollista käyttäjän itsensä toimesta puheluluokittelun avulla merkitä myös suora puhelu ns. työpuheluksi, joilloin siihen liittyviä tietoja voidaan tarvittaessa käsitellä myös esim. raportoinnissa ja integraatioissa.
Raportointitiedon keruu
Palvelu kerää puheludataa sisäiseen tietovarastoon. Tietovarastoa käytetään tietolähteenä tarjoamien standardiraporteissa (Ks. luku BeneReports).
Hakemistot
Yrityshakemisto sisältää yrityksen Benevoice-palvelun sisäiset käyttäjät/kontaktit ja heidän tavoitettavuustiedot. Hakemiston kontakteja voidaan lisätä manuaalisesti sekä muokata niiden tietoja, jos käyttäjällä on muokkaamiseen vaadittavat oikeudet.
Henkilökohtainen hakemisto: palveluun voidaan myös ladata oma henkilökohtainen mobiilipuhelimen hakemisto. Hakemiston lataus tapahtuu BeneVoice for Android -sovelluksen avulla.
Henkilökohtainen työaikataulu
Henkilökohtaista työaikataulutusta voidaan käyttää muuttamaan käyttäjän tavoitettavuustietoja automaattisesti perustuen määriteltyihin työaikoihin ja aikatauluihin. Aikataulut määritellään viikkoperusteisesti sisältäen päivittäiset työn aloitus- ja lopetusajat. Henkilökohtaiset aikataulut määritellään käyttäjän asetuksissa joko käyttäjän tai järjestelmän ylläpitäjän toimesta. Puhelut ohjataan määriteltyjen tavoitettavuuskohtaisten asetusten mukaan. Työaikojen aikana puhelut ohjataan yleensä suoraan käyttäjän määrittelemään päätelaitteeseen ja työaikojen ulkopuolella työpuhelut ohjataan vaihteeseen tai puhepostiin. matkapuhelinnumeroon tulevat puhelut suoraan matkapuhelimeen.
Puheluhistoria
Soitetut ja vastatut puhelut, kuten myös puhepostit tallennetaan käyttäjän puheluhistoriaan, joka on käytettävissä eri käyttöliittymissä. Puheluista tallennetaan seuraavat tiedot:
Kellonaika ja päivämäärä
Kesto
Soittava ja vastannut numero
Puhelutyyppi ja suunta: sisään/ulos
Puhelun tulos (ei-vastattu, vastattu)
Vaihtoehtoisesti myös puhelun tallennelinkki, jos käyttäjällä on puhelutallennus käytössä.